تحسين الربط بين الرقابة على المخزون وتحليل البيانات: رؤية استراتيجية لاتخاذ قرارات مستدامة
اكتشف كيف يمكن للرقابة الفعّالة على المخزون أن تحدث ثورة في عالم الأعمال وتعزز الكفاءة الإنتاجية. اقرأ عن أنظمة الرقابة المستمرة والدورية، وكيف تلعب دوراً رئيسياً في الحفاظ على استقرار الإنتاج وتقليل التكاليف. تعرف على أهمية قواعد الممارسة التخزينية الجيدة وكيف يمكن تحسين جودة المنتجات من خلال تطبيقها.
الرقابة على المخزون:
يقصد بالمخزون اللوازم من المواد الأولية والنصف مصنعة وتامة الصنع وقطع الغيار والمواد اللازمة لجميع المراحل الإنتاجية والتسويقية. وتعادل قيمة هذه المواد حوالي 25-30% من رأس مال الشركات والمؤسسات العامة والخاصة، والاحتفاظ بهذه المواد واللوازم بمعدلات أكثر مما هو مطلوب يعتبر خسارة مادية وتجميد لرأس المال ونقصانها يؤدي الى خسارة وتأخير في الإنتاج وضياع فرص التحسين للمؤسسة
تهدف الإدارة من الرقابة على المخزون الى تحقيق ما يلي:
- تحقيق استقرار معدلات الإنتاج والتوظيف ومواجهة أي انحراف
- تخفيض التكاليف الاجمالية للمخزون من تكاليف: الفحص والاستلام والمناولة للمخزون وتكاليف الاحتفاظ به
- تحقيق استقرار في تقديم أفضل الخدمات للزبائن وبشكل منتظم في الوقت والمكان المناسب
أنواع الرقابة على المخزون:
- نظام الرقابة المستمرة: وبموجبها يتم التسجيل الدائم لحركة المخزون من حيث الوارد والاستخدام، حيث يتوفر كل من وقت رصيد محدد من المواد في المخازن وتتم عملية الشراء والإنتاج عندما يصل المخزون الى مستوى يسمى مستوى إعادة الطلب
- نظام الرقابة الدورية: وبموجب هذا النوع تتم مراجعة أرقام المخزون في تواريخ ثابتة عادة ما تكون نصف شهرية أو شهرية أو نصف سنوية، وتتم المقارنة بين المخزون الحالي مع المخزون الواجب توفره
قواعد الممارسة التخزينية الجيدة:
الهدف من التخزين الجيد هو ضمان وصول المنتج الدوائي الى المستهلك بدرجة عالية من الجودة. والتخزين الجيد يجب أن يشمل تخزين المواد الخام من الخامات الكيميائية ومواد التعبئة والتغليف والمستحضرات تامة الصنع والمستحضر في جميع مراحل تصنيعه
أصدرت منظمة الصحة العالمية خطوطاً إرشادية مبنية على المعايير التي تحتويها قواعد الممارسات التصنيعية الجيدة وأي نظام تخزيني ناجح ينبغي أن يحدد المتطلبات المكانية والتنظيمية والمناخية وكذلك تحديد الحد الأقصى لفترة التخزين للخامات الصيدلانية والمنتجات المصنعة منها والقواعد المتبعة في أساليب التخزين الجيد مستمدة من المصادر التالية:
- تقرير منظمة الصحة العالمية رقم 2865,25
- تقرير مشترك بين لجنة المعامل وخدمات الرقابة الدوائية في المؤتمر العالمي للصيدلة
- نظام التخزين في إحدى شركات الدواء متعددة الجنسيات
- الشروط العامة
- يجب أن تكون المخازن في أماكن يمكن غلقها بإحكام، ولا يجوز استعمالها إلا لتخزين المستحضرات الصيدلية أو مواد التغليف الخاصة بها، والخامات الدوائية والمواد الوسيطة، ولا يجوز دخول المخازن بغير الأفراد الذين لم يحق لهم الدخول
- يجب أن تكون المخازن نظيفة وجافة، وخالية من الهواء الملوث، وان تكون مطابقة لمواصفات النظافة العامة، وان تكون خالية من أي روائح غريبة
- يجب حماية الأصناف المخزنة في المخازن من ضوء الشمس، وأن يكون تخزينها بطريقة تمنع الرطوبة
- يجب ان تكون الإضاءة كافية لقراءة البطاقات بوضوح
- يجب فحص الأصناف الواردة من حيث سلامة الاوعية ووضوح البيانات على البطاقات ومطابقة الوصف والكمية لبيانات مستندات الشحن
- يجب تخزين الأصناف تحت إشراف الفنيين
- الأصناف ذات الروائح القوية يجب تخزينها في مكان منفصل
- يجب تحليل عينات تسحب من جميع المواد الخام والمستحضرات غير تامة الصنع وتقييمها بمعرفة قسم رقابة الجودة
الاشراف على المخازن:
يجب أن يتولى الإشراف على المخازن أفراد مؤهلين بشكل جيد، ولديهم المعرفة والخبرة الكافية والتدريب المستمر. بالإضافة الى الوعي الكافي بأهمية التخزين
تحليل المواد الخام:
- يجب تحليل المواد الواردة فورا، وخلال المدة المحددة لذلك
- لا تستخدم في الإنتاج إلا المواد التي تم تحليلها وثبتت صلاحية استخدامها
- جميع المواد الخام (فعالة – سواغات) يجب ان تكون صالحة للاستعمال في الإنتاج، وان كان قد مضى على التحليل الأول وقت طويل يجب إعادة التحليل لمتابعة حالة المواد، وموعد التحليل يختلف حسب المادة وصفاتها وحسب النظام المتبع في الشركة المنتجة.
مثلاً في حالة المواد الحساسة سريعة التحلل يمكن إعادة التحليل للمتابعة بعد ستة أشهر من التخزين بعد التحليل الأول، ومن أمثلة هذه المواد:
المضادات الحيوية
الفيتامينات
الزيوت الطيارة
أما المواد غير الفعالة فيكفي إعادة تحليلها بعد سنتين
حركة المخزون:
- جميع المواد يجب أن تتحرك في أوعية مناسبة ونظيفة ومحكمة الاغلاق وتحمل بطاقات واضحة، ويراعى ألا تتأثر جودة المواد بالعوامل الخارجية
- يجب أن تراعى عملية وزن كميات من المواد، وكذلك نقلها الاشتراطات الصحية المناسبة، ويجب أن يكون هناك تجهيزات كافية للشفط.
- بعد أخذ كمية معينة من المادة يجب إعادة غلق الوعاء فوراً، سواء كانت في وعاء معدني أو من البلاستيك أو من الورق.