مصفوفة المخاطر Risk Matrix وفريق الاستعداد للطوارئ Emergency Preparedness team

كيف تقوم بتقييم الخطر في المنظمة وتشكيل الفريق المثالي في حالات الطوارئ

مصفوفة المخاطر (Risk Matrix) هي أداة تستخدم في إدارة المخاطر لتقييم وتصنيف المخاطر المحتملة وتحديد أولويات التعامل معها. تساعد المصفوفة في تحديد مدى خطورة المخاطر واحتمالية حدوثها، وبالتالي توجيه جهود نحو المخاطر الأكثر تأثيرًا.

عادةً ما تشتمل مصفوفة المخاطر على محورين رئيسيين: شدة تأثير الخطر واحتمالية حدوثها. يتم تقسيم كل محور إلى عدة فئات أو مستويات لتصنيف المخاطر. على سبيل المثال، يمكن تقسيم محور الشدة إلى فئات مثل “منعدم” و”مقبول” و”خطير”، ومحور الاحتمالية إلى فئات مثل “مؤكد” و”محتمل” و”مؤكد”.

بعد تصنيف المخاطر المحتملة في المصفوفة، يتم تحديد الخلايا المشتركة بين مستويات الشدة والاحتمالية. يعتبر التقاطع بين مستوى معين من الشدة ومستوى معين من الاحتمالية نقطة التركيز، حيث توضع المخاطر التي تقع في هذه النقاط في مستوى أولوية أعلى.

دعونا نستخدم مثالًا مبسطًا لمصفوفة المخاطر لخط تصنيع مضغوطات. سنقيم المخاطر المرتبطة بعيوب المضغوطات خلال عملية التصنيع.

مستويات شدة الخطر:

1. منخفض: عيوب طفيفة لا تؤثر على جودة المنتج أو سلامته.

2. متوسط: عيوب قد تؤثر على جودة المنتج أو سلامته، ولكنها ليست حرجة.

3. عالي: عيوب حرجة تؤثر بشكل كبير على جودة المنتج أو سلامته أو الامتثال للقوانين واللوائح.

مستويات الاحتمالية:

أ. منخفض: غير محتمل حدوثه أو فرصة ضئيلة للحدوث.

ب. متوسط: فرصة معتدلة للحدوث.

ج. عالي: فرصة كبيرة للحدوث أو حوادث متكررة.

الآن، دعونا نملأ مصفوفة المخاطر:

أمثلة على المخاطر:

1. خطورة منخفضة، احتمالية منخفضة (1أ): عيوب جمالية طفيفة على سطح المضغوطة.

2. خطورة متوسطة، احتمالية متوسطة (2ب): اختلاف طفيف في صلابة المضغوطة.

3. خطورة عالية، احتمالية منخفضة (3أ): جرعة غير دقيقة من المادة الفعالة.

4. خطورة متوسطة، احتمالية عالية (2ج): عدم توازن خطوط التخريم على الأقراص (في حال المضغوطات القسومة والحاوية على شعار)

5. خطورة عالية، احتمالية متوسطة (3ب): تلوث متصالب بسبب خلل في المعدات.

تساعد مصفوفة المخاطر هذه فريق إنتاج الأدوية على تحديد الأولويات ومعالجة القضايا المحتملة استنادًا إلى خطورتها واحتمالية حدوثها. المناطق ذات المخاطر العالية (مثل الخطورة العالية واحتمالية عالية) تتطلب اهتمامًا واستراتيجيات تخفيف فورية، في حين قد تتلقى المناطق ذات المخاطر المنخفضة (مثل الخطورة المنخفضة واحتمالية منخفضة) أولوية أقل.

باستخدام المصفوفة، يمكن لفرق إدارة المخاطر تحديد المخاطر ذات الأولوية العالية واتخاذ إجراءات للتعامل معها بشكل فعال. يمكن استخدام المصفوفة كأداة لاتخاذ القرارات وتحديد أولويات تخطيط الطوارئ وتوجيه الاستراتيجيات العامة لإدارة المخاطر. عندما تحدد مصفوفة المخاطر ذات الأولوية العالية، يمكن اتخاذ عدة خطوات للتعامل معها بشكل فعال. إليك بعض الخطوات التي يمكن اتخاذها:

1. تحليل المخاطر بشكل مفصل: قم بتحليل المخاطر الذاتية وتقييم تأثيرها وأسبابها المحتملة. قد تحتاج إلى إجراء دراسات إضافية أو استشارة متخصصين لفهم المخاطر بشكل كامل

2. تطوير خطة إدارة المخاطر: قم بإعداد خطة محكمة للتعامل مع المخاطر ذات الأولوية العالية. يجب أن تتضمن هذه الخطة تحديد الإجراءات المحتملة للتخفيف من المخاطر والتعامل معها في حالة حدوثها.

3. تحديد الفرق والمسؤوليات: حدد الفرق المسؤولة عن التعامل مع المخاطر ذات الأولوية العالية وتحديد المسؤوليات والواجبات أفراد الفريق. يجب أن يكون لديهم المهارات والخبرات اللازمة للتعامل مع هذه المخاطر بشكل فعال.

4. اتخاذ إجراءات للتخفيف: قم بتنفيذ الإجراءات الضرورية للتخفيف من المخاطر ذات الأولوية العالية. قد تشمل هذه الإجراءات تحسين الإجراءات الأمنية، توفير التدريب والتوعية للموظفين، تعديل العمليات أو تحسين النظم والتكنولوجيا المستخدمة.

5. رصد ومراقبة: قم برصد ومراقبة المخاطر المحتملة وتتبع تنفيذ إجراءات التخفيف. يجب أن تكون هناك آلية للكشف المبكر عن أي تطورات غير متوقعة واتخاذ إجراءات فورية للتعامل معها.

6. التقييم المستمر: قم بتقييم المخاطر المستمر وتحديث مصفوفة المخاطر بشكل دوري. قد يتطلب ذلك إجراء مراجعات دورية لتصنيف المخاطر وتعديل الخطط والإجراءات بناءً على التحديثات الجديدة.

باستخدام المصفوفة، يمكن لفرق إدارة المخاطر تحديد المخاطر ذات الأولوية العالية واتخاذ إجراءات للتعامل معها بشكل فعال. يمكن استخدام المصفوفة كأداة لاتخاذ القرارات وتحديد أولويات تخطيط الطوارئ وتوجيه الاستراتيجيات العامة لإدارة المخاطر.

وضع خطط الطوارئ المحكمة يتطلب مجموعة من الخطوات الأساسية. إليك الخطوات الرئيسية لوضع خطط الطوارئ المحكمة:

1. تحليل المخاطر: قم بتحليل المخاطر المحتملة التي يمكن أن تواجهها منظمتك وحدد الأحداث المحتملة التي يمكن أن تؤثر على سلامة واستمرارية العمليات. قد تتضمن المخاطر الشائعة الحرائق، والزلازل، والانقطاعات الكهربائية، والهجمات الإلكترونية، والحوادث الكيميائية، والأزمات الصحية، وغيرها.

2. تحديد الأهداف والأولويات: قم بتحديد الأهداف والأولويات لخطة الطوارئ. هل تركز على حماية الأرواح البشرية، أم الحفاظ على الممتلكات، أم استمرارية العمليات الأساسية؟ يجب تحديد الأولويات لتحقيق التركيز الصحيح أثناء وضع خطة الطوارئ.

3. تشكيل فريق الطوارئ: قم بتشكيل فريق الطوارئ المختص المسؤول عن تطبيق خطة الطوارئ. يجب أن يتضمن الفريق الموظفين ذوي الخبرة والتدريب في مجال إدارة الطوارئ والاستجابة المناسبة.

4. جمع المعلومات: قم بجمع المعلومات الضرورية لإعداد خطة الطوارئ. قد تشمل المعلومات المطلوبة مخططات المباني، ومعلومات الاتصال للموظفين والجهات الخارجية المهمة، ومعلومات النظم والتكنولوجيا المستخدمة، ومخططات الإجراءات الحالية، وغيرها.

5. تطوير إجراءات الاستجابة: قم بتطوير إجراءات الاستجابة المحددة لكل حالة طارئة محتملة. يجب توضيح الخطوات التي يجب اتخاذها، وتحديد المسؤوليات والواجبات لأفراد الفريق، وتوفير التعليمات والتوجيهات المحددة للتصرف في حالات الطوارئ.

6. إجراء التدريب والتجارب: قم بتدريب أفراد الفريق على خطة الطوارئ وإجراء تجارب لاختبار استجابتهم وفعالية الخطة. يجب أن يتم تقييم النتائج وتحديث الخطة والتدريب بناءً على التعليمات المستفادة.

7. التوعية والتوجيه: قم بتعميم الخطة وتوعية جميع الموظفين والأشخاص المعنيين بالإجراءات والخطوات الواجب اتخاذها في حالة وقوع حالة طارئة. يجب توفير التوجيه المناسب وتحديث الخطة بشكل دوري لضمان استمرارية فعالية الاستجابة للطوارئ.

8. المراجعة والتحديث: قم بمراجعة الخطة بشكل دوري وتحديثها وفقًا للتغيرات في المخاطر والظروف والمعلومات الجديدة. يجب أن تكون خطة الطوارئ قابلة للتحسين المستمر لضمان استجابة فعالة وتخفيف المخاطر بشكل أفضل.

لتشكيل فريق طوارئ مثالي، يجب اتخاذ الخطوات التالية:

1. تحديد المهام والمسؤوليات: قم بتحديد المهام والمسؤوليات اللازمة لفريق الطوارئ. يجب أن يكون لكل عضو في الفريق دور واضح ومحدد في استجابة الطوارئ. قد تشمل المهام المشتركة إدارة الاتصالات، وتقييم المخاطر، وتنسيق الإخلاء، وتقديم المساعدة الطبية، وغيرها.

2. اختيار الأعضاء المناسبين: حدد الأفراد الذين يتمتعون بالمهارات والخبرات المناسبة لأداء المهام المطلوبة. يجب أن يكون للأعضاء المختارين فهم عميق للإجراءات والسياسات الطارئة، وقدرة على التعامل مع الضغوط واتخاذ القرارات السريعة والمناسبة.

3. التدريب والتأهيل: قدم التدريب اللازم لأفراد الفريق لتطوير مهاراتهم وقدراتهم في مجالات الطوارئ المختلفة. يجب أن يتضمن التدريب التعلم النظري والتطبيق العملي والتدريب العملي في سيناريوهات واقعية لمحاكاة الحالات الطارئة.

4. توفير المعدات والموارد: تأكد من توفير الأدوات والمعدات اللازمة لفريق الطوارئ لأداء مهامهم بفعالية. قد تشمل المعدات والموارد سيارات الإسعاف وأدوات الإسعافات الأولية، ومعدات الاتصالات، وأجهزة الإنذار والإنارة، وأدوات الإخلاء، والخرائط والمخططات، وغيرها.

5. توفير التوجيه والتواصل: ضمن التوجيه والتواصل الفعال بين أعضاء الفريق. يجب تحديد سلسلة القيادة والتواصل الواضحة وتوفير وسائل اتصال فعالة لتبادل المعلومات وتنسيق استجابة الطوارئ.

6. تنظيم التجارب والمراجعات: قم بتنظيم تجارب وتدريبات منتظمة لفريق الطوارئ لتقييم استجابتهم وتحسين أدائهم. بعد كل حالة طوارئ أو تمرين، يجب إجراء مراجعة وتقييم لتحديد النقاط القوية والضعف وتوجيه التحسينات المستقبلية.

7. التواصل مع الجهات الخارجية: قم بإنشاء وتعزيز العلاقات مع الجهات الخارجية مثل الشرطة وفرق الإطفاء والإسعاف والجهات الحكومية الأخرى المعنية بالطوارئ. يجب توفير آليات التعاون والتنسيق مع هذه الجهات لضمان تدخل سلس ومنسق في حالات الطوارئ.

8. التقييم المستمر والتحسين: قم بإجراء تقييم مستمر لأداء فريق الطوارئ وتحليل الأخطاء وتحديد المجالات التي يمكن تحسينها. استفد من التجارب السابقة وتعلم منها لضمان تطوير وتحسين استجابة الطوارئ في المستقبل.

في حال أردنا تشكيل فريق طوارئ لخط تصنيع المضغوطات المذكور سابقاً

تكوين الفريق:

1. قائد الفريق: يدير الفريق ويتخذ القرارات الحاسمة أثناء حالات الطوارئ. لديه خبرة في عمليات التصنيع والإشراف على الفرق.

2. مهندس الإنتاج: مسؤول عن مراقبة وتقييم عمليات الإنتاج والتأكد من عدم حدوث أي انحرافات عن المعايير.

3. صيدلاني: يقيّم تأثير أي مشاكل على جودة المنتج وسلامته، ويقدم توجيهات صيدلانية.

4. خبير الجودة: يراقب جودة المنتجات ويضمن التزام العمل بالمعايير واللوائح الصارمة.

5. فني صيانة: مسؤول عن صيانة المعدات وإجراءات الإصلاح السريع.

6. ممثل السلامة والبيئة: يتعامل مع جوانب السلامة والصحة المهنية والتأكد من التزام العاملين بإجراءات السلامة.

مهام الفريق:

1. استجابة للأزمات: يتولى الفريق التعامل مع حالات الطوارئ مثل توقف مفاجئ في الإنتاج أو انحراف في جودة المنتج.

2. تحليل الأسباب الجذرية: يقوم الفريق بتحليل سبب حدوث الأزمة وتحديد الأسباب الجذرية وراءها.

3. اتخاذ إجراءات فورية يقوم الفريق باتخاذ إجراءات عاجلة لحل المشكلة واستئناف عمليات الإنتاج بأمان.

4. توجيهات للعاملين: يقدم الفريق توجيهات وتعليمات للعاملين للتعامل مع الأزمة والوقاية من حدوثها مستقبلاً. 5. تقارير وتقييمات: يقوم الفريق بإعداد تقارير مفصلة عن الحادث والإجراءات المتخذة ويقوم بتقديم تقييم لتحسين العمليات.

المراجع

The Risk Management Process: Business Strategy and Tactics” by Christopher L. Culp

“ISO 31000:2018 – Risk Management Guidelines” by the International Organization for Standardization (ISO)